پس از آشنایی با داشبورد، رزروها و مشتریان، مرحله بعدی آماده‌سازی ساختار سیستم رزرو است. در این مرحله مشخص می‌کنید چه خدماتی ارائه می‌شوند، این خدمات در کدام شعبه قابل رزرو هستند و هر خدمت توسط کدام یک از اعضای مجموعه انجام می‌شود.
تعریف صحیح این اطلاعات باعث می‌شود کاربران هنگام ثبت نوبت، تنها گزینه‌های قابل ارائه را مشاهده کنند و فرآیند رزرو بدون تداخل و خطا انجام شود.
در این آموزش با بخش‌های خدمات، دسته‌بندی خدمات، شعب و پرسنل آشنا خواهید شد.
مدیریت خدمات
بخش خدمات محل تعریف تمامی سرویس‌هایی است که قصد دارید از طریق سیستم رزرو به مشتریان ارائه دهید.
در این صفحه فهرست تمامی خدمات ثبت‌شده نمایش داده می‌شود و می‌توانید اطلاعات هر خدمت را مشاهده، ویرایش یا در صورت نیاز حذف کنید. همچنین امکان جستجو و فیلتر خدمات نیز وجود دارد تا در صورت افزایش تعداد خدمات، مدیریت آن‌ها ساده‌تر باشد.
افزودن خدمت جدید
برای ایجاد یک خدمت جدید، روی گزینه افزودن خدمت کلیک کنید.
در فرم ایجاد خدمت، اطلاعات اصلی مربوط به سرویس را وارد می‌کنید. هر خدمت می‌تواند مشخصات اختصاصی خود را داشته باشد تا هنگام رزرو، اطلاعات کامل در اختیار مشتری قرار گیرد.
در این قسمت معمولاً اطلاعاتی مانند نام خدمت، توضیحات، مدت زمان انجام، قیمت، ظرفیت پذیرش و سایر مشخصات موردنیاز ثبت می‌شود.
هرچه اطلاعات این بخش کامل‌تر باشد، کاربران هنگام انتخاب خدمت تصمیم‌گیری راحت‌تری خواهند داشت.
مشخصات و اطلاعات خدمت
برای هر خدمت می‌توانید اطلاعات تکمیلی نیز ثبت کنید تا صفحه رزرو کامل‌تر شود.
این اطلاعات ممکن است شامل توضیح خدمت، مدت زمان انجام، هزینه، ظرفیت پذیرش و سایر مشخصاتی باشد که مشتری قبل از ثبت نوبت باید از آن‌ها اطلاع داشته باشد.
اگر خدمات مختلفی ارائه می‌کنید، بهتر است برای هر کدام توضیحات اختصاصی وارد کنید تا کاربران تفاوت خدمات را بهتر درک کنند.
دسته‌بندی خدمات
با افزایش تعداد خدمات، استفاده از دسته‌بندی باعث نظم بیشتر سیستم خواهد شد.
دسته‌بندی‌ها خدمات مشابه را در یک گروه قرار می‌دهند و باعث می‌شوند کاربران سریع‌تر خدمت موردنظر خود را پیدا کنند.
برای مثال اگر یک کلینیک چندین نوع خدمت ارائه می‌دهد، می‌توان آن‌ها را در دسته‌های جداگانه قرار داد تا فرآیند انتخاب برای مشتری ساده‌تر شود.
ایجاد دسته‌بندی جدید
برای افزودن دسته جدید، گزینه افزودن دسته‌بندی را انتخاب کنید.
در این قسمت می‌توانید نام دسته، وضعیت نمایش و در صورت نیاز دسته والد را مشخص کنید.
استفاده از دسته‌بندی‌های منظم علاوه بر مدیریت بهتر خدمات، تجربه کاربری بهتری نیز برای مشتریان ایجاد می‌کند.
مدیریت شعب
اگر کسب‌وکار شما بیش از یک شعبه دارد، می‌توانید اطلاعات هر شعبه را به‌صورت جداگانه در سیستم ثبت کنید.
در این صفحه اطلاعات مربوط به تمامی شعب نمایش داده می‌شود و امکان ایجاد، ویرایش یا حذف هر شعبه وجود دارد.
ثبت شعب باعث می‌شود خدمات هر شعبه به‌صورت مستقل مدیریت شوند و مشتری بتواند هنگام رزرو، محل دریافت خدمت را انتخاب کند.
افزودن شعبه جدید
برای ثبت شعبه جدید، گزینه افزودن شعبه را انتخاب کنید.
در این فرم اطلاعات اصلی شعبه مانند نام، شماره تماس، آدرس و وضعیت فعالیت ثبت می‌شود.
همچنین می‌توانید مشخص کنید هر شعبه چه خدماتی را ارائه می‌دهد و کدام پرسنل در آن فعالیت دارند.
با این کار هنگام ثبت رزرو، کاربران تنها خدمات و پرسنل همان شعبه را مشاهده خواهند کرد.
مدیریت پرسنل
تمامی افرادی که خدمات را ارائه می‌دهند از طریق بخش پرسنل مدیریت می‌شوند.
در این قسمت اطلاعات هر عضو مجموعه نمایش داده می‌شود و امکان مدیریت مشخصات، خدمات قابل ارائه و شعبه فعالیت آن‌ها وجود دارد.
این بخش کمک می‌کند برنامه کاری هر شخص به‌صورت مستقل مدیریت شود و در زمان رزرو، تنها افراد مرتبط با همان خدمت نمایش داده شوند.
افزودن پرسنل جدید
برای ثبت عضو جدید، روی گزینه افزودن پرسنل کلیک کنید.
در این فرم اطلاعاتی مانند نام، شماره تماس، ایمیل و سایر مشخصات پرسنل ثبت می‌شود.
در ادامه، شعبه یا شعب محل فعالیت و خدماتی که این شخص ارائه می‌دهد نیز مشخص خواهد شد تا سیستم بتواند هنگام رزرو، افراد مناسب را به مشتری نمایش دهد.
ارتباط بین خدمات، شعب و پرسنل
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم رزرو فرالینک، ارتباط بین این سه بخش است.
هر خدمت می‌تواند به یک یا چند شعبه اختصاص داده شود و هر شعبه نیز می‌تواند چندین پرسنل داشته باشد. همچنین برای هر عضو پرسنل مشخص می‌شود که ارائه‌دهنده چه خدماتی است.
به همین دلیل هنگام ثبت رزرو، سیستم فقط خدمات و افرادی را نمایش می‌دهد که واقعاً امکان ارائه آن خدمت را دارند و از بروز تداخل در برنامه‌ها جلوگیری می‌شود.
قبل از شروع دریافت رزرو
پیشنهاد می‌شود قبل از اینکه سیستم را در اختیار مشتریان قرار دهید، یک‌بار ساختار خدمات را بررسی کنید.
اطمینان حاصل کنید که همه خدمات در دسته‌بندی مناسب قرار گرفته‌اند، شعب به‌درستی تعریف شده‌اند و برای هر خدمت، پرسنل مرتبط مشخص شده است. انجام این بررسی اولیه باعث می‌شود فرآیند رزرو بدون خطا انجام شود و مشتریان تجربه بهتری از ثبت نوبت داشته باشند.
جمع‌بندی
بخش‌های خدمات، دسته‌بندی خدمات، شعب و پرسنل، ساختار اصلی سیستم رزرو وقت فرالینک را تشکیل می‌دهند. هرچه این اطلاعات دقیق‌تر و منظم‌تر ثبت شوند، فرآیند رزرو برای مشتریان ساده‌تر خواهد بود و مدیریت نوبت‌ها نیز با دقت بیشتری انجام می‌شود.
در مقاله بعدی، با تنظیمات سیستم رزرو، روش‌های پرداخت، اعلان‌ها، فرم رزرو، کدهای تخفیف و گزارش‌ها آشنا می‌شوید تا بتوانید تمامی امکانات سیستم رزرو را متناسب با نیاز کسب‌وکار خود پیکربندی کنید.
سوالات متداول
آیا می‌توان بعد از ایجاد یک خدمت، اطلاعات آن را ویرایش کرد؟
بله. تمامی خدمات ایجادشده در هر زمان قابل ویرایش هستند و می‌توانید اطلاعات آن‌ها را به‌روزرسانی کنید.
دسته‌بندی خدمات چه کاربردی دارد؟
دسته‌بندی باعث نظم بیشتر خدمات می‌شود و به کاربران کمک می‌کند سریع‌تر خدمت موردنظر خود را پیدا کنند.
آیا برای هر شعبه می‌توان خدمات متفاوتی تعریف کرد؟
بله. هر شعبه می‌تواند مجموعه خدمات اختصاصی خود را داشته باشد و تنها همان خدمات به کاربران نمایش داده شوند.
آیا یک پرسنل می‌تواند چند خدمت ارائه دهد؟
بله. هنگام تعریف پرسنل می‌توانید مشخص کنید هر شخص ارائه‌دهنده چه خدماتی باشد.
اگر فقط یک شعبه داشته باشیم، باز هم باید آن را ثبت کنیم؟
بله. حتی اگر کسب‌وکار شما تنها یک شعبه دارد، ثبت آن باعث می‌شود ساختار سیستم منظم‌تر باشد و مدیریت خدمات و پرسنل ساده‌تر انجام شود.
مقاله بعدی درباره چه موضوعی است؟
در مقاله سوم با نحوه مدیریت تنظیمات سیستم رزرو، روش‌های پرداخت، اعلان‌ها، فرم رزرو، کدهای تخفیف و گزارش‌های سیستم آشنا خواهید شد تا بتوانید سیستم رزرو وقت را به‌صورت کامل پیکربندی کنید.
