هر پیامی که از طریق فرم‌های سایت ارسال می‌شود، می‌تواند آغاز یک ارتباط جدید با مشتری باشد. به همین دلیل بهتر است پیام‌ها به‌صورت منظم بررسی شوند تا هیچ درخواستی بدون پاسخ باقی نماند.
در فرالینک، بخش پیام‌ها و لیدها برای مشاهده اطلاعات ارسال‌شده از فرم‌های سایت، مدیریت وضعیت پیام‌ها و بررسی فرم‌های مختلف در اختیار شما قرار گرفته است.
آشنایی با بخش پیام‌ها
پس از ورود به این صفحه، ابتدا خلاصه‌ای از وضعیت پیام‌ها نمایش داده می‌شود. تعداد کل پیام‌ها، پیام‌های خوانده‌نشده و پیام‌های ثبت‌شده در همان روز در بالای صفحه قابل مشاهده هستند.
در ادامه نیز فهرست کامل پیام‌ها نمایش داده می‌شود تا بتوانید بدون جابه‌جایی بین بخش‌های مختلف، وضعیت درخواست‌های کاربران را بررسی کنید.
اطلاعات هر پیام چه مواردی را نمایش می‌دهد؟
برای هر پیام، اطلاعات اصلی در جدول نمایش داده می‌شود تا بتوانید سریع‌تر درخواست موردنظر را پیدا کنید.
در این بخش معمولاً اطلاعاتی مانند موارد زیر قابل مشاهده است:
- نام ارسال‌کننده
- شماره موبایل
- فرم ارسال‌شده
- وضعیت پیام
- تاریخ ثبت درخواست
وجود این اطلاعات باعث می‌شود مدیریت درخواست‌ها ساده‌تر انجام شود و سابقه هر پیام نیز در دسترس باشد.
پیام‌ها را جستجو و فیلتر کنید
اگر تعداد پیام‌های سایت زیاد باشد، پیدا کردن یک درخواست خاص زمان‌بر خواهد شد.
برای ساده‌تر شدن این کار، امکان جستجو بر اساس نام یا شماره تماس و همچنین فیلتر پیام‌ها بر اساس فرم یا وضعیت فراهم شده است.
با استفاده از این فیلترها می‌توانید فقط پیام‌های مربوط به یک فرم خاص یا پیام‌هایی با وضعیت مشخص را مشاهده کنید.
وضعیت پیام‌ها را مدیریت کنید
در کنار هر پیام، وضعیت آن نمایش داده می‌شود.
پس از بررسی درخواست مشتری، می‌توانید وضعیت پیام را متناسب با مرحله پیگیری تغییر دهید تا سایر اعضای تیم نیز از وضعیت آن مطلع باشند.
بهتر است بعد از پاسخ‌گویی، وضعیت پیام‌ها به‌روزرسانی شود تا درخواست‌های جدید با پیام‌های بررسی‌شده اشتباه گرفته نشوند.
تنظیمات فرم‌ها را بررسی کنید
در این صفحه بخشی برای تنظیمات فرم‌ها نیز در نظر گرفته شده است.
در این قسمت می‌توانید تنظیمات مربوط به هر فرم را مشاهده کرده و در صورت نیاز، دریافت اعلان‌ها یا نمایش فرم در سایت را مدیریت کنید.
همچنین اگر برای یک فرم ایمیل دریافت اعلان تعریف شده باشد، از همین بخش قابل مشاهده خواهد بود.
خروجی پیام‌ها را دریافت کنید
اگر نیاز داشته باشید اطلاعات پیام‌های ثبت‌شده را خارج از پنل بررسی کنید، امکان دریافت فایل پیام‌ها نیز در این صفحه قرار دارد.
این قابلیت برای تهیه گزارش، آرشیو اطلاعات یا بررسی درخواست‌ها در بازه‌های زمانی مختلف کاربرد خواهد داشت.
برای پاسخ‌گویی منظم، یک روال مشخص داشته باشید
داشتن ابزار مناسب زمانی مفید است که روش مشخصی برای بررسی پیام‌ها وجود داشته باشد.
بهتر است پیام‌های جدید در بازه‌های زمانی مشخص بررسی شوند و برای هر درخواست، نتیجه پیگیری ثبت شود. این کار باعث می‌شود هیچ پیام مهمی فراموش نشود و روند پاسخ‌گویی منظم باقی بماند.
قبل از انتشار فرم‌ها این موارد را بررسی کنید
قبل از اینکه فرم‌های سایت را در اختیار کاربران قرار دهید، بهتر است چند مورد را کنترل کنید:
- فرم در صفحات موردنظر نمایش داده شود.
- اطلاعات واردشده به‌درستی ثبت شوند.
- اعلان‌های مربوط به فرم فعال باشند.
- پیام آزمایشی ارسال و دریافت شود.
- اطلاعات تماس به‌درستی ذخیره شوند.
انجام این بررسی‌ها باعث می‌شود کاربران هنگام ارسال درخواست با مشکل روبه‌رو نشوند.
اشتباه‌های رایج در مدیریت پیام‌ها
یکی از رایج‌ترین اشتباه‌ها، بررسی نکردن منظم پیام‌های دریافتی است. در این شرایط ممکن است درخواست مشتری برای مدت طولانی بدون پاسخ باقی بماند.
اشتباه دیگر، استفاده نکردن از وضعیت پیام‌هاست. اگر همه پیام‌ها در یک وضعیت باقی بمانند، تشخیص درخواست‌های جدید از پیام‌های بررسی‌شده دشوار خواهد شد.
همچنین بهتر است پس از هر تغییر در فرم‌ها، یک پیام آزمایشی ارسال کنید تا از ثبت صحیح اطلاعات مطمئن شوید.
جمع‌بندی
بخش پیام‌ها و لیدها در فرالینک امکان مشاهده پیام‌های فرم‌های سایت، مدیریت وضعیت درخواست‌ها، جستجو بین پیام‌ها و بررسی تنظیمات فرم‌ها را در اختیار شما قرار می‌دهد. اگر پیام‌ها به‌صورت منظم بررسی شوند و وضعیت آن‌ها به‌روزرسانی شود، مدیریت ارتباط با کاربران بسیار ساده‌تر خواهد بود.
سوالات متداول
چگونه پیام‌های فرم‌های سایت را مشاهده کنیم؟
تمام پیام‌های ثبت‌شده از طریق بخش پیام‌ها و لیدها قابل مشاهده هستند.
آیا می‌توان پیام‌ها را جستجو کرد؟
بله. امکان جستجو بر اساس نام یا شماره تماس و همچنین فیلتر پیام‌ها بر اساس فرم و وضعیت وجود دارد.
تنظیمات فرم‌ها از کجا قابل مدیریت است؟
با انتخاب گزینه تنظیمات فرم‌ها می‌توانید تنظیمات مربوط به هر فرم را مشاهده و مدیریت کنید.
آیا امکان دریافت فایل پیام‌ها وجود دارد؟
بله. از طریق گزینه دریافت فایل پیام‌ها می‌توانید اطلاعات ثبت‌شده را به‌صورت فایل دریافت کنید.
چرا بهتر است وضعیت پیام‌ها را تغییر دهیم؟
به‌روزرسانی وضعیت پیام‌ها کمک می‌کند درخواست‌های جدید، در حال بررسی و پاسخ‌داده‌شده به‌راحتی از یکدیگر قابل تشخیص باشند.
