پس از ایجاد خدمات، تعریف شعب و ثبت پرسنل، نوبت به پیکربندی سیستم رزرو می‌رسد. در این مرحله مشخص می‌کنید فرآیند رزرو برای مشتریان چگونه انجام شود، چه اطلاعاتی هنگام ثبت نوبت دریافت شود، روش پرداخت به چه شکل باشد و اطلاع‌رسانی‌های سیستم چگونه مدیریت شوند.
فرالینک تمامی این تنظیمات را در یک بخش مجزا قرار داده است تا بدون نیاز به تغییر ساختار خدمات یا اطلاعات پرسنل، بتوانید رفتار سیستم رزرو را متناسب با نیاز کسب‌وکار خود تنظیم کنید.
در این آموزش با بخش‌های تنظیمات عمومی، روش‌های پرداخت، اعلان‌ها، فرم رزرو، کدهای تخفیف و گزارش‌ها آشنا خواهید شد.
ورود به بخش تنظیمات رزرو
برای مدیریت تنظیمات، از منوی رزرو وقت وارد بخش تنظیمات شوید.
در این صفحه، تنظیمات سیستم در چند تب مختلف دسته‌بندی شده‌اند و هر بخش وظیفه مشخصی را بر عهده دارد. این ساختار باعث می‌شود بتوانید بدون تغییر سایر قسمت‌های سیستم، تنها تنظیمات موردنظر خود را مدیریت کنید.
تنظیمات عمومی
اولین تب، تنظیمات عمومی است. در این قسمت می‌توانید قوانین کلی سیستم رزرو را متناسب با نحوه فعالیت مجموعه خود تنظیم کنید.
در این بخش می‌توانید نحوه عملکرد سیستم را مشخص کنید؛ برای مثال قوانین مربوط به ثبت رزرو، محدودیت‌های زمانی، وضعیت فعال بودن سیستم و سایر گزینه‌های عمومی از همین قسمت مدیریت می‌شوند.
اگر ساعات کاری یا شرایط خاصی برای پذیرش مشتریان دارید، بهتر است این تنظیمات را پیش از شروع دریافت رزرو بررسی و تکمیل کنید.
مدیریت روش‌های پرداخت
پس از تنظیم قوانین عمومی، وارد تب پرداخت شوید.
در این قسمت مشخص می‌کنید مشتریان هزینه خدمات را به چه روشی پرداخت کنند.
با توجه به نیاز کسب‌وکار، می‌توانید روش‌های پرداخت مختلف را مدیریت کنید. در صورتی که پرداخت به‌صورت اینترنتی انجام می‌شود، تنظیمات مربوط به درگاه پرداخت از همین قسمت قابل انجام است. همچنین اگر هزینه خدمات هنگام مراجعه دریافت می‌شود، می‌توانید پرداخت حضوری را برای رزروها در نظر بگیرید.
در صورتی که برای ثبت نوبت نیاز به دریافت بیعانه داشته باشید، تنظیمات مربوط به آن نیز از همین بخش قابل مدیریت است.
تنظیم اعلان‌های سیستم
اطلاع‌رسانی صحیح یکی از مهم‌ترین بخش‌های سیستم رزرو است. به همین دلیل فرالینک بخشی را برای مدیریت اعلان‌ها در نظر گرفته است.
در این قسمت می‌توانید مشخص کنید که در چه زمان‌هایی پیام اطلاع‌رسانی برای مشتری یا مدیر سیستم ارسال شود. این اعلان‌ها معمولاً هنگام ثبت رزرو، تغییر زمان نوبت، لغو رزرو یا تکمیل فرآیند پرداخت مورد استفاده قرار می‌گیرند.
استفاده صحیح از اعلان‌ها باعث می‌شود مشتریان از وضعیت نوبت خود مطلع باشند و احتمال فراموش شدن زمان مراجعه کاهش پیدا کند.
مدیریت فرم رزرو
فرم رزرو، اطلاعات موردنیاز را هنگام ثبت نوبت از مشتری دریافت می‌کند. به همین دلیل بهتر است این فرم متناسب با نیاز کسب‌وکار شما تنظیم شود.
در این قسمت می‌توانید مشخص کنید چه اطلاعاتی از مشتری دریافت شود و هر فیلد چه وضعیتی داشته باشد. برای مثال می‌توانید تعیین کنید که یک فیلد اجباری باشد یا تنها در صورت نیاز نمایش داده شود.
در صورتی که به اطلاعات بیشتری نیاز داشته باشید، امکان ایجاد فیلدهای سفارشی نیز وجود دارد تا فرم رزرو دقیقاً مطابق فرآیند کاری مجموعه شما طراحی شود.
توصیه می‌شود فقط اطلاعات ضروری را از کاربران دریافت کنید تا فرآیند ثبت رزرو سریع‌تر و ساده‌تر انجام شود.
ایجاد و مدیریت کدهای تخفیف
اگر قصد دارید برای خدمات خود کمپین‌های تبلیغاتی یا پیشنهادهای ویژه برگزار کنید، می‌توانید از بخش کدهای تخفیف استفاده کنید.
در این قسمت امکان ایجاد کدهای تخفیف جدید، ویرایش کدهای قبلی و مدیریت وضعیت آن‌ها وجود دارد.
برای هر کد تخفیف می‌توانید اطلاعاتی مانند مبلغ یا درصد تخفیف، بازه زمانی اعتبار، تعداد دفعات استفاده و وضعیت فعال یا غیرفعال بودن را مشخص کنید.
استفاده از کدهای تخفیف یکی از روش‌های مناسب برای افزایش رزروها و اجرای کمپین‌های بازاریابی است.
گزارش‌های سیستم رزرو
پس از شروع استفاده از سیستم رزرو، بخش گزارش‌ها اطلاعات ارزشمندی از عملکرد مجموعه در اختیار شما قرار می‌دهد.
در این قسمت می‌توانید گزارش‌هایی مانند تعداد رزروها، وضعیت نوبت‌ها، درآمد، عملکرد خدمات و سایر اطلاعات مدیریتی را مشاهده کنید.
همچنین امکان بررسی گزارش‌ها در بازه‌های زمانی مختلف وجود دارد تا بتوانید روند فعالیت مجموعه را بهتر تحلیل کنید.
بررسی منظم این گزارش‌ها به شما کمک می‌کند نقاط قوت و ضعف فرآیند رزرو را شناسایی کرده و تصمیم‌های دقیق‌تری برای توسعه خدمات بگیرید.
قبل از فعال کردن سیستم رزرو این موارد را بررسی کنید
قبل از اینکه لینک رزرو را در اختیار مشتریان قرار دهید، بهتر است یک‌بار تمامی تنظیمات سیستم را مرور کنید.
بررسی ساعات کاری، روش‌های پرداخت، اعلان‌ها، فرم رزرو و قوانین کلی سیستم باعث می‌شود فرآیند ثبت نوبت بدون مشکل انجام شود.
همچنین پیشنهاد می‌شود یک رزرو آزمایشی ثبت کنید تا از عملکرد صحیح تمامی بخش‌ها، از ثبت نوبت تا پرداخت و ارسال اعلان‌ها، اطمینان حاصل شود.
جمع‌بندی
پیکربندی صحیح سیستم رزرو نقش مهمی در عملکرد روزانه کسب‌وکار دارد. با تکمیل تنظیمات عمومی، انتخاب روش‌های پرداخت مناسب، مدیریت اعلان‌ها، شخصی‌سازی فرم رزرو، ایجاد کدهای تخفیف و بررسی گزارش‌های سیستم، می‌توانید فرآیند رزرو را متناسب با نیاز مجموعه خود تنظیم کنید و تجربه بهتری برای مشتریان ایجاد نمایید.
این مقاله، سومین بخش از مجموعه آموزش سیستم رزرو وقت فرالینک است. اگر هنوز مقاله‌های قبلی را مطالعه نکرده‌اید، پیشنهاد می‌شود ابتدا آموزش شروع کار با سیستم رزرو و سپس مدیریت خدمات، شعب و پرسنل را مطالعه کنید. این سه مقاله در کنار یکدیگر، مسیر کامل راه‌اندازی، مدیریت و پیکربندی سیستم رزرو وقت در فرالینک را پوشش می‌دهند.
سوالات متداول
تنظیمات عمومی سیستم رزرو چه کاربردی دارد؟
در این بخش می‌توانید قوانین کلی سیستم، نحوه عملکرد رزروها و سایر تنظیمات پایه را متناسب با نیاز کسب‌وکار خود مدیریت کنید.
آیا امکان استفاده از چند روش پرداخت وجود دارد؟
بله. بسته به امکانات فعال سیستم، می‌توانید روش‌های پرداخت مختلف مانند پرداخت آنلاین یا حضوری را مدیریت کنید.
آیا فرم رزرو قابل شخصی‌سازی است؟
بله. می‌توانید فیلدهای فرم را مدیریت کنید و در صورت نیاز، فیلدهای سفارشی برای دریافت اطلاعات بیشتر از مشتریان ایجاد نمایید.
کدهای تخفیف چگونه در سیستم رزرو استفاده می‌شوند؟
در بخش کدهای تخفیف می‌توانید کدهای جدید ایجاد کرده و شرایط استفاده، مقدار تخفیف و مدت اعتبار آن‌ها را مشخص کنید.
گزارش‌های سیستم چه اطلاعاتی را نمایش می‌دهند؟
گزارش‌ها اطلاعاتی مانند وضعیت رزروها، عملکرد خدمات و سایر آمارهای مدیریتی را نمایش می‌دهند تا بتوانید عملکرد سیستم را بهتر ارزیابی کنید.
آیا می‌توان بعد از راه‌اندازی سیستم، تنظیمات رزرو را تغییر داد؟
بله. تمامی تنظیمات مربوط به رزرو، پرداخت، اعلان‌ها، فرم رزرو و کدهای تخفیف در هر زمان از طریق بخش تنظیمات قابل ویرایش هستند و تغییرات جدید برای رزروهای بعدی اعمال می‌شوند.
آیا امکان غیرفعال کردن موقت سیستم رزرو وجود دارد؟
بسته به تنظیمات و امکانات فعال در سایت، می‌توانید فرآیند رزرو را به‌صورت موقت متوقف یا محدود کنید. در صورت نیاز به تغییرات خاص، وضعیت تنظیمات را از طریق پنل مدیریت بررسی کنید.
در مقاله اول با داشبورد، مدیریت رزروها و مشتریان آشنا شدید. در مقاله دوم ساختار سیستم شامل خدمات، دسته‌بندی‌ها، شعب و پرسنل را یاد گرفتید. این مقاله سوم به‌صورت اختصاصی به پیکربندی سیستم، تنظیمات، پرداخت، اعلان‌ها، فرم رزرو، کدهای تخفیف و گزارش‌ها می‌پردازد و مکمل دو مقاله قبلی است.
